Salah satu fungsi aplikasi Sistem Informasi Desa (SID) adalah untuk mengoptimalkan pelayanan administrasi publik berbasis data. Pelayanan administrasi publik yang bisa dilakukan dengan aplikasi SID meliputi pelayanan olah data dan pelayanan olah dokumen/surat. Pelayanan olah data dapat dilakukan dengan memanfaatkan fungsi-fungsi statistik yang dapat dimanfaatkan untuk laporan dan rujukan pengambilan keputusan. Pelayanan olah dokumen bisa dilakukan dari data yang telah diolah dan/atau dari pengelolaan administrasi surat-menyurat.

Aplikasi SID Desa Tegal Rejo ini menghimpun seluruh data penduduk desa, sehingga bisa digunakan untuk data dasar pembuatan surat administrasi kependudukan. Pelayanan administrasi persuratan itu dapat dikelola oleh pemerintah desa di kantor pemerintah desa masing-masing. Tata cara pemanfaatan module cetak surat aplikasi SID dalam alur pelayanan publik di kantor desa secara garis besar dapat dilakukan dengan urutan sebagai berikut:

• Penduduk pemohon surat datang dengan membawa kartu identitas diri (KTP ASLI dan Kartu Keluarga/KK) dan diterima oleh staf pemerintah desa yang bertugas dalam pelayanan.
• Pastikan keberadaan dan status penduduk tersebut dalam database SID di Module "Penduduk". Gunakan fasilitas "Cari" dengan mengisikan nama atau NIK penduduk tersebut. Jika ada perubahan status, perbarui saat itu juga berdasarkan laporan penduduk yang bersangkutan. Jika penduduk tersebut belum terdaftar dalam database, masukkan data penduduk yang bersangkutan ke dalam SID merujuk pada dokumen kependudukan yang dimilikinya (wajib disertai dengan dokumen pendukung lainnya bagi penduduk pendatang/tinggal sementara). Jika data penduduk tersebut sudah tersimpan dalam SID, pembuatan surat dapat dilakukan.
• Klik module "Cetak Surat" untuk memulai pembuatan surat.
• Klik salah satu jenis surat yang akan dibuat, sesuaikan dengan jenis urusan yang diajukan oleh penduduk pemohon surat. Jika jenis surat yang dimohonkan tidak tersedia dalam daftar surat di SID, gunakan jenis surat terakhir yang berjudul "Ubah Sesuaikan"
• Isikan NIK / Nama, nomor surat, keterangan, dan hal lainnya sesuai kolom isian pada jenis surat yang dibuat.
• Pilih nama dan jabatan kepala desa atau perangkat desa yang berwenang melakukan pengesahan atas nama kepala desa.
• Setelah semua kolom terisi dengan benar, surat bisa langsung dicetak dengan klik tombol "Cetak" di bagian kanan bawah, atau bisa diedit lebih lanjut ke versi doc. dengan klik "Export Doc" di bagian kanan bawah.
• Surat dapat dicetak dua eksemplar, 1 eks. untuk penduduk pemohon surat dan 1 eks. untuk arsip pemerintah desa.
• Setiap jenis surat yang tercetak akan tersimpan data lognya di Menu "Surat Keluar".

Layanan Mandiri

Layanan Mandiri memungkinkan warga untuk mengakses data mereka sendiri (seperti biodata dan kartu keluarga) dan mengirimkan laporan kepada kantor desa melalui web desa.

Fitur untuk mengelola penduduk yang dapat mengakses layanan mandiri dan mengelola laporan dari penduduk ada di modul Laporan. Laman berikut ini memberi petunjuk pemakaian fitur ini

Widget Layanan Mandiri

Warga desa dapat mengakses layanan kantor desa melalui widget Layanan Mandiri di website desa. Setelah masuk ke Layanan Mandiri, warga dapat memeriksa data kependudukan mereka dan melaporkan perubahan data jika perlu.

Berikut beberapa prosedur untuk dapat menggunakan Layanan Mandiri :

Mendaftar

Warga desa datang atau menguhubungi operator desa untuk mendapat PIN Layanan Mandiri (bawa KTP ASLI)

Masuk/Login

Untuk masuk Layanan Mandiri, silahkan masukan NIK dan Kode PIN yang telah didapat dari Operator Desa.

Menampilkan Data Profil

Untuk menampilkan data Profil warga, klik tombol Profil seperti terlihat di gambar berikut. Warga juga dapat mencetak kartu keluarga atau cetak biodata.

Menampilkan Data Program Bantuan yang Diterima

Untuk menampilkan data program bantuan yang diterima warga, klik tombol Bantuan. Bantuan yang ditampilkan terbatas pada program bantuan dengan sasaran penduduk/perorangan.

Kirimkan Laporan

Untuk mengirimkan Laporan Perubahan Data, klik tombol Lapor.

Keluar

Silahkan klik tombol keluar untuk logout dan bisa login kembali setiap saat.

Panduan OpenSID dibuat oleh relawan dari Komunitas OpenSID. Kami juga mengajak anda untuk turut membantu mengembangkan panduan ini, untuk manfaat bersama